Desk Sharing
Wie Unternehmen von flexiblen Bürostrukturen profitieren
Desk Sharing wird im Hinblick auf die effiziente Nutzung von Büroflächen in unserer modernen Arbeitswelt immer relevanter. Durch individuelle Desk Sharing Konzepte entstehen geteilte Arbeitsplätze, die Flexibilität und Agilität ermöglichen. Besonders vor dem Hintergrund hybrider Arbeitsmodelle ist dies eine praktische Lösungsmöglichkeit. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was Desk Sharing ist, wie sich das Konzept individuell einführen lässt und was beachtet werden muss, um Desk Sharing erfolgreich durchzuführen.
Inhalt
- Was ist Desk Sharing?
- Arten von Desk Sharing
- Vorteile des Desk Sharing
- Wie Desk Sharing kosten einspart
- Wie berechnet man die Desk Sharing Quote?
- Ein Buchungssystem für effektives Desk Sharing
- Häufigste Bedenken der Mitarbeitenden
- Checkliste "Desk Sharing"
- Was sollten Unternehmen bei der Einführung beachten?
- Häufig gestellte Fragen
- Desk Sharing mit coneon
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing ist ein Ansatz in der Arbeitsorganisation bei dem Arbeitsplätze nicht fest zugewiesen, sondern von mehreren Mitarbeitenden flexibel genutzt werden können. Durch die gemeinsame Ressourcennutzung von Räumen und Arbeitsflächen können Unternehmen Platz effizienter nutzen und Kosten senken. Zudem wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch die Möglichkeit, Arbeitsplätze nach Bedarf zu wählen, gefördert.
Welche Desk Sharing Konzepte gibt es?
Desk Sharing bietet vielfältige Möglichkeiten zur effizienten Arbeitsplatzgestaltung, die es unbedingt auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens abzustimmen gilt. Die gängigsten Desk Sharing Modelle sind:
- Hot Desk: Bei dieser Form des Desksharing gibt es keine festen Arbeitsplätze. Mitarbeitende wählen je nach Verfügbarkeit einen beliebigen Schreibtisch und nutzen diesen für die Dauer ihrer Arbeitszeit.
- Desk Sharing im Team: Bei dieser Variante teilen sich Mitarbeitende eines Teams die geteilten Arbeitsplätze. Das stärkt den Zusammenhalt und fördert den Informationsfluss.
- Desk Sharing auf Abteilungsebene: In größeren Organisationen kann auch das Desk Sharing auf Abteilungsebene sinnvoll sein. Ressourcen werden effizient genutzt und der Austausch innerhalb der Abteilung gestärkt.
Das Desk Sharing Modell lässt sich nicht pauschal auswählen, sondern muss entsprechend der Bedürfnisse und Arbeitsweisen Ihrer Belegschaft und den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Nur mit einer passgenauen Arbeitsorganisation und einer individuellen Arbeitsplatzgestaltung lässt sich der Arbeitsalltag effizient und flexibel gestalten.
Vorteile des Desk Sharings
Desk Sharing ist ein innovatives Arbeitsplatzkonzept, das zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende bietet. Die Vorteile des Desk Sharings liegen in der flexiblen Nutzung von Büroflächen, einer modernen Arbeitsumgebung und neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Gleichzeitig können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter einsetzen und sich an veränderte Arbeitsmodelle anpassen. Ein gut durchdachtes Konzept maximiert die Desk Sharing Vorteile und schafft die Basis für eine produktive und zukunftsorientierte Arbeitsweise.
Vorteile für die Belegschaft
- Flexibilität: Mit Shared Desks können Arbeitnehmende ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf und Präferenz wählen, was zu einer produktiven Arbeitsumgebung führt.
- Kollaboration und Networking: Durch einen Wechsel der Arbeitsplätze treten Mitarbeitende regelmäßig mit verschiedenen KollegInnen in Kontakt und können Ideen austauschen.
- Produktiver Arbeitsplatz: Arbeitnehmende können je nach Aufgabe und benötigten Beteiligten den besten Arbeitsplatz wählen. In der Nähe von ProjektpartnerInnen oder in einem ruhigen Bereich. Das unterstützt die Tätigkeiten unmittelbar.
- Innovatives Arbeitsumfeld: Ein dynamisches und flexibles Arbeitsumfeld steigert die Motivation und Kreativität der Mitarbeitenden.
Vorteile für den Arbeitgeber
- Kosteneffizienz: Durch die Reduzierung des festen Arbeitsplatzbedarfs können die Kosten für Büroflächen und -ausstattung gesenkt werden.
- Flächeneffizienz: Die Raumnutzung wird optimiert und leerstehende Arbeitsplätze durch regelmäßiges Homeoffice vermieden.
- Anpassungsfähigkeit: Unternehmen können schneller auf Änderungen in der Mitarbeiterzahl reagieren, ohne große Umstrukturierungen vornehmen zu müssen.
- Arbeitgeberattraktivität: Sichtbar gelebte flexible Arbeitsmodelle erhöhen die Attraktivität des Unternehmens bei Mitarbeitenden und Bewerbenden.
Webinar-Aufzeichnung zum Thema Desk Sharing
„Reise nach Jerusalem im Büro“ – weniger Desks als Mitarbeiter
Karsten Kossatz, Gründer von independesk, dem Airbnb der Arbeitswelt, und bekannt aus der „Höhle der Löwen“ erklärt uns, wie man die eigenen Bürokapazitäten optimal nutzt und Peaks durch ein flexibles Konzept von Arbeitsplätzen in der Nachbarschaft abfedert.
Kosteneinsparung durch Flächeneinsparung
Durch Desk Sharing kann ungenutzte Bürofläche reduziert und effizienter genutzt werden. Da nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig vor Ort sind, lassen sich Arbeitsplätze flexibel gestalten und der benötigte Raum verringern. Weniger Fläche bedeutet geringere Miet- und Betriebskosten, während die Arbeitsumgebung modern und bedarfsgerecht bleibt. Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Belegungsgrad zu analysieren und eine optimale Flächenberechnung für Ihr Unternehmen zu erstellen.
Was ist die Desk Sharing Quote und wie wird sie berechnet?
Beim Desk Sharing Konzept ist die Anzahl der Arbeitsplätze geringer als die Anzahl der Mitarbeitenden. So wird der Raum optimal genutzt, flexibles Arbeiten gefördert und Kosten eingespart. Die Desk Sharing Quote zeigt das Verhältnis der verfügbaren Arbeitsplätze zu den Mitarbeitenden auf.
Die genaue Ermittlung unterscheidet sich je nach Unternehmen. Sie kann sich an der Nutzung der Arbeitsplätze orientieren und durch Anpassung der Berechnungsgrundlage oder Anwesenheitsstatistiken erfolgen, etwa mit einer Workforce Management Software. Ein beispielhaftes Ergebnis ist 1:1,25. Das bedeutet 16 vorhandene Arbeitsplätze für 20 Mitarbeitende, dies entspräche einem Belegungsgrad von 80 Prozent. In der Praxis kann dies jedoch variieren.
Wie relevant ist ein Buchungssystem für effektives Desk Sharing?
Eine Software für das Arbeitsplatzmanagement unterstützt die effiziente Umsetzung von Desksharing. Ein Buchungssystem und eine Belegungsübersicht sorgen dabei für einen schnellen Überblick und ermöglichen den Mitarbeitenden die flexible Wahl ihres Arbeitsplatzes. Gleichzeitig werden Nutzungsberichte generiert, auf deren Basis die Arbeitsplatzauslastung weiter optimiert werden kann. Automatische Benachrichtigungen unterstützen die Arbeitsorganisation der Belegschaft. Hier erfahren Sie mehr zu der Buchungssoftware unseres Partners LIZ.
Welche Herausforderungen des Desk Sharings sind zu beachten?
Die Einführung von Desk Sharing kann bei Mitarbeitenden Bedenken hervorrufen. Ein häufiges Thema sind die von der Belegschaft wahrgenommenen Desk Sharing Nachteile im Hinblick auf den Verlust von Privatsphäre und Personalisierung. Einige Mitarbeitende haben das Bedürfnis den eigenen Arbeitsplatz zu gestalten und persönliche Gegenstände aufzubewahren. Mit einem hochwertigen Locker-System und tragbaren Aufbewahrungsboxen kann hier auch beim Desksharing unterstützt werden.
Ein häufiges Bedenken ist zudem die mangelnde Kommunikation im Team. Viele Mitarbeitende verbinden mit dem Shared Desk-Konzept den Wegfall der Sitzordnung in Abteilungen. Durch individuelle Desk Sharing Konzepte, die genau auf die Bedürfnisse der Belegschaft abgestimmt sind, ist das Sitzen in einer nach Abteilungen organisierten Sitzordnung durchaus möglich.
Das Desksharing zielt in vielen Unternehmen lediglich darauf ab, leere Schreibtische an festen Homeoffice-Tagen zu vermeiden. Die Angst vor dem Streit um die freien Sitzplätze ist mit passgenauen Desk Sharing Modellen, kleinteiligen Sharing-Strukturen und effizienter Buchungssoftware unbegründet. Arbeitgeber müssen die Bedenken ihrer Belegschaft ernstnehmen und Vorhaben transparent kommunizieren. Essenziell ist es zudem, die Mitarbeitenden aktiv in die Umgestaltung der Arbeitsorganisation miteinzubinden. In unserer THINK-Phase erarbeiten wir die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, klären über Bedenken auf und gehen in einen tiefen Austausch mit Managementteam und Belegschaft.
Checkliste Desk Sharing
Für manche Mitarbeitende mag die Vorstellung, ihren persönlichen Schreibtisch aufzugeben und in ein Desk Sharing Konzept einzusteigen, beunruhigend sein. Wie Sie den Mitarbeitenden die Angst vor Veränderungen nehmen und was alles bei einer Umstellung auf Desk Sharing beachtet werden muss, finden Sie in unserer Checkliste: Einführung von Desk Sharing.
Wie sieht eine erfolgreiche Desk Sharing Umsetzung in Unternehmen aus?
Die Einführung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Hier sind einige Punkte, die Unternehmen beachten sollten:
- Infrastruktur: Es ist wichtig sicherzustellen, dass ausreichend Arbeitsplätze, sowie technische Ausstattung und Ressourcen vorhanden sind, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen.
- Kommunikation und Schulung: Mitarbeitende sollten gut informiert und geschult werden, um das neue Konzept zu verstehen und erfolgreich zu nutzen. Die Kommunikation über den Zweck und die Vorteile von Desk Sharing kann Ängste oder Bedenken abbauen.
- Flexibles Bürokonzept: Ein flexibles Bürokonzept ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing. Unternehmen wie coneon bieten maßgeschneiderte Bürokonzepte an, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind. Von der Auswahl der richtigen Möbel bis hin zur Gestaltung der Arbeitsflächen können Experten wie coneon Unternehmen bei der Umstellung unterstützen.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Desk Sharing:
Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz über spezielle Reservierungstools oder Software buchen, die es ihnen ermöglichen, einen verfügbaren Platz für einen bestimmten Zeitraum auszuwählen.
Die Privatsphäre kann durch akustische Trennungen oder flexible Raumgestaltungselemente verbessert werden. Sie ist im Shared Desk Konzept tendenziell geringer als bei festen Arbeitsplätzen.
Arbeitsplatzsicherheit kann durch klare Sicherheitsrichtlinien, Zugangskontrollen und Schulungen gewährleistet werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende ihre Arbeitsumgebung sicher nutzen.
Die maximale Anzahl von Mitarbeitenden, die sich einen Arbeitsplatz teilen können, hängt von der Bürogröße und der verfügbaren Ausstattung ab. Es gibt jedoch oft Richtlinien, um eine übermäßige Belegung zu verhindern.
Die IT-Infrastruktur sollte flexibel und anpassungsfähig sein, um den Bedürfnissen von wechselnden Nutzenden gerecht zu werden. Dies umfasst die Bereitstellung von Laptops, drahtlosem Internetzugang und einem sicheren Netzwerk.
Desk Sharing fördert die spontane und kollaborative Zusammenarbeit, wenn Mitarbeitende sich an wechselnden Arbeitsplätzen befinden. Die Nutzung gemeinsamer Bereiche kann informelle Kommunikation und Teamarbeit erleichtern.
Unternehmen sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Gemeinschaftsarbeitsplätzen festlegen, einschließlich Sauberkeit, persönlicher Verantwortung und Rücksichtnahme auf andere Nutzer.
Durch regelmäßiges Feedback, Mitarbeiterbefragungen und eine flexible Gestaltung der Arbeitsumgebung können Unternehmen sicherstellen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Shared Desk-Konzept berücksichtigt werden.
Diese Fragen sind gute Ausgangspunkte für Unternehmen, um ihre Mitarbeitenden über den Umstieg auf Desk Sharing zu informieren und ihnen mögliche Bedenken zu nehmen. Durch klare und präzise Antworten können Unternehmen das Verständnis und die Akzeptanz für Desk Sharing fördern. Haben Sie noch weitere Fragen?
Desk Sharing mit coneon
Klare Kommunikation und die Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur sind entscheidend, um die erfolgreiche Integration des Shared Desk-Konzepts zu ermöglichen. Desk Sharing steigert nicht nur die Agilität eines Unternehmens, sondern trägt auch zur Kostensenkung und optimalen Nutzung der Büroflächen bei. Es entsteht eine dynamische Arbeitsatmosphäre, die den offenen Austausch und kreative Ideenfindung fördert. Um eine erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing Modellen zu gewährleisten, sollten die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden stets im Vordergrund stehen. Wir helfen Ihnen dabei ein passgenaues Desk Sharing Konzept für Ihr Unternehmen zu entwickeln!
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